Hablamos con Laura Rubiales, responsable de la Oficina Producción de Sevilla City Office y el Palacio de exposiciones y Congresos de Sevilla, sobre el trabajo que ella y su equipo realizan entre bambalinas para que los eventos que se celebran en Fibes sean todo un éxito.
De un evento siempre se podrán contar dos historias. Hay un relato muy evidente, el de aquello que se ve: el volumen de asistentes, la decoración del espacio, los stands, las charlas… Pero hay también una segunda historia que puede llegar a pasar desapercibida, y que, sin embargo, es tanto o incluso más importante que la anterior. Nos referimos a lo que ocurre antes, durante y después de ese evento entre bambalinas.
Que los eventos que se celebran en Fibes sean posible depende de un equipo de once personas liderado por Laura Rubiales, responsable de la Oficina Producción del Palacio de Congresos. Son ellos los que se encargan de convertir en realidad tangible los sueños e ideas de los profesionales y organizaciones que llegan a Sevilla buscando un lugar en el que celebrar su próximo congreso, feria, concierto o evento cultural. Por eso, hoy nos colamos en su oficina para descubrir qué los motiva, cuál es su labor y a qué desafíos y satisfacciones se enfrentan en su día a día.
Pregunta: Laura, por situarnos, para alguien que nunca haya trabajado con vosotros. ¿Qué hace exactamente el equipo de Producción de eventos de Fibes?
Laura Rubiales: El equipo de Producción es el nexo entre la persona que quiere organizar un evento en Fibes, el cliente, y los proveedores finales: los que se van a encargar de la rotulación, la iluminación, la electricidad, la carpintería, los stands modulares, la moqueta… Como también tenemos eventos propios, no siempre trabajamos con clientes externos, sino con compañeros de Sevilla City Office. Pero lo importante es eso: que somos ese puente entre quien tiene la idea y quien la ejecuta.
Internamente, nosotros estructuramos el trabajo por eventos, por lo que cada persona del equipo es responsable de un evento. O sea, todos hacemos tareas similares, pero para diferentes eventos. Ahora, por ejemplo, hemos terminado World Football Summit y han sido dos compañeras las que han liderado este proyecto y se han encargado de tratar con cliente y proveedores. Nuestro día a día va, por tanto, de hablar con el cliente para entender su idea, y ayudarle a aterrizarla. Nosotros tenemos el conocimiento del espacio y la experiencia de otros eventos previos y, con eso, asesoramos al cliente en el montaje —qué queda mejor, qué hace que luzca más un evento…—. Una vez eso está aprobado por parte del cliente, se lo pasamos a los proveedores, les pedimos presupuesto y lo aprobamos con el cliente. Y en los días de montaje, coordinamos con los proveedores sus horarios de entrada, de salida, la descarga de materiales y el resto de tareas para que el montaje fluya.
P: Eso os obliga a que todos los integrantes del equipo tengan conocimientos y habilidades muy diversos, pero ¿cuáles dirías que son las habilidades clave para trabajar en producción de eventos?
L.R.: Es fundamental saber escuchar al cliente —qué quiere hacer, cómo lo quiere hacer, cuál es su marca, qué quiere transmitir al evento— y empatizar con él, y también muchas ganas, mucha capacidad de trabajo.
A nivel de conocimiento, no todas las personas del equipo tienen los mismos conocimientos. Por eso, es mi función también ver qué fortalezas tiene cada uno y asignar a cada cita la persona del equipo más apropiada. Por ejemplo, si un evento tiene muchos audiovisuales y una persona de mi equipo es muy buena en eso, se lo paso a esa persona. Y, además, tenemos a nuestros proveedores. Nosotros no somos expertos en todo, pero trabajamos codo con codo con nuestros proveedores, que nos asesoran en aspectos como montaje, estructuras, rotulación o audiovisuales.
P: Imaginemos que tenemos a alguien que nos está leyendo y se ha decidido a organizar un evento en Fibes, ¿por dónde debería empezar?
LR.: Yo lo primero que haría sería sentarme con alguien del equipo de Fibes, porque, al final, nosotros podemos asesorarlos en muchos aspectos para darle forma al evento de manera conjunta. Hay gente que llega con una idea muy clara y muy cerrada y a lo mejor esa idea no funciona para este espacio. Por eso, lo que yo propongo siempre es cuéntame tu idea, dime qué quieres hacer y, con eso, nuestro equipo te ayudará a sacar la mayor rentabilidad y visibilidad posible a esa idea tuya.
Al final, nosotros conocemos los espacios, conocemos los flujos naturales de las personas en los eventos —dónde se detiene la gente, dónde no—, por lo que es importante hacer ese tándem: el cliente aporta el conocimiento de su sector, por lo que, si nos traslada qué quiere conseguir con su evento, podemos ayudarlo a sacar el máximo rendimiento de él.
Aquí estamos acostumbrados a eso y, de hecho, lo agradecemos, porque, aunque el evento no sea nuestro al 100%, todo lo que se hace en nuestra casa lo sentimos como nuestro.
P.: Porque, a veces, puede parecer que por su envergadura, Fibes es solo para unos pocos. ¿Hace falta tener un gran evento en mente para acercarse al Palacio de Congresos de Sevilla?
L.R.: Fibes no es para unos pocos. Tiene muchas cosas buenas, pero una de ellas es que tenemos espacios versátiles con los que puedes jugar: podemos hacer desde el evento más grande hasta el más pequeño; no tiene que ser solo para grandes ideas. Y dentro de nuestra labor está también el asesoramiento que podemos ofrecer. Puede suceder que alguien venga con un evento y nos demos cuenta de que Fibes no es el espacio más apropiado, por temática o por volumen, pero, como Turismo de Sevilla, podemos recomendar otros espacios en la ciudad. Al final, queremos que se sepa que Fibes está abierto a todo el mundo y que tenemos un equipo a su disposición. Aportamos ganas, ilusión, empatía y confianza, que creo que son claves para este trabajo.
P: Porque, entiendo que, aunque cada evento sea un mundo, ¿hay retos comunes o aspectos importantes a los que siempre hay que prestar especial atención?
L.R.: Efectivamente, cada evento es diferente y tiene sus propias necesidades, pero también es cierto que, al final, los clientes confían en que tú, que estás alquilando un espacio, les estás garantizando que su evento va a tener visitas, que se va a ver, que va a tener repercusión, y aquí hay tema en el que yo insisto mucho que es el de los flujos.
Cuando tienes una zona expositiva muy grande, pongamos un pabellón de 7.000 metros cuadrados, si no tienes un punto de atención al final de la zona expositiva, la gente se dispersa y puede haber zonas por las que no pase nadie. Por eso, al fondo tienes que disponer o una sala de ponencias pequeñita o un bar o cualquier otro foco de atención. Hay que establecer hitos a lo largo de todo el espacio, como pueden ser pequeñas exposiciones, o asegurarse de que el café de la media mañana lo das en un punto específico del espacio, para que la gente circule por todo los stands, vaya cómoda y existan unos caminos orgánicos.
P.: ¿Qué es, entonces, lo más importante en el proceso de organizar un gran evento en la relación Espacio-Cliente?
L.R.: Me parece fundamental la confianza, que una persona que llega a este espacio confíe en el equipo. Yo entiendo que cuando es alguien que no te conoce, que no ha trabajado contigo antes, es complicado, pero nosotros nos dedicamos a esto y esto es lo que sabemos hacer. Al final, cuando empezamos a trabajar con un cliente, somos uno; nosotros el evento lo vivimos como propio. Por tanto, tiene que haber confianza, transparencia, fluidez, buena comunicación.
P.: Trabajáis en un sector en evolución constante, ¿qué tendencias están ahora marcando el trabajo del área de Producción de Eventos?
L.R.: La sostenibilidad y digitalización son las dos grandes premisas a las que tendemos. A corto plazo, nos estamos centrando en aspectos como generar los menores residuos posibles y gestionar bien los que se producen inevitablemente. Estamos trabajando mucho en el reciclaje y, por ejemplo, en relación con los materiales que utilizamos para los montajes, estamos empezando a trabajar en el uso de moquetas reciclables, que tengan otra vida después del evento. También utilizamos pantallas en vez de elementos de rotulación y señalética tradicionales, que, una vez termina el encuentro, se tiran; los excedentes de comida se llevan al Banco de Alimentos o se llevan a una organización que los recoge para que se puedan utilizar. Esto es algo que los mismos clientes te solicitan. Hay clientes que, si no tienes esto, ya no contratan el evento contigo. Y también hay regulación al respecto que tenemos que respetar. Son muchos los aspectos que hay que tener en cuenta, pero seguimos avanzando sin pausa para ser cada vez más sostenibles.
P.: Teniendo en cuenta todo lo que comentas, ¿cómo mides el éxito de un evento?
L.R.: A nivel producción, una vez el evento está montado, valoramos que los tiempos de montaje se hayan respetado, que cada proveedor haya cumplido con su día y su horario, que no haya habido incidencias o que el montaje haya quedado bien.
Pero, a nivel general, lo que define el éxito de un evento es la satisfacción del cliente y eso viene marcado por la asistencia al evento y la rentabilidad que le han sacado, pero también por la atención que han recibido, por cómo de fácil se lo hemos puesto para el montaje y el desmontaje. Nosotros en muchos casos podemos decirle “despreocúpate, nosotros nos ocupamos”, porque tenemos el equipo y podemos dar ese servicio e intentamos facilitarle al cliente la experiencia lo máximo posible.
Que el cliente se vaya contento o que te transmita que ha trabajado bien en Sevilla, con el equipo, que ha estado a gusto, que ha estado tranquilo, es lo más gratificante de mi trabajo. Y lo mismo de los proveedores. Si el resto está contento, tú estás contenta.
*****
Si estás pensando en organizar tu próximo evento en Sevilla, el equipo de Fibes está a tu disposición. Escríbenos a info@sevillacityoffice.es y cierra tu primera cita con nosotros.
